ビジネスを行っていく上で、取引先と契約内容や業務などを巡ってトラブルになることはないに越したことはありませんが、どうしても起こり得るものです。

例えば、業務委託契約の業務遂行の過程で納品の遅れなどのトラブルが生じ、その損害の賠償を請求される、または、業務内容に食い違いがある中で業務委託に関する報酬を請求される、などといった場面において、相手方となる取引先から、民事訴訟を提起する前段階として、場合によっては顧問弁護士など依頼した弁護士を通じて、内容証明郵便または通常の郵便を用いて請求の内容を記した通知書を送ってくるということが行われます。

あくまでもケースバイケースですが、相手方や弁護士から通知を受けた場合に、どのように考え・対応すべきなのかについて、下記ご参考になれば幸いです。なお、請求にかかる通知は多岐に渡りますので、今回は、業務委託契約に関する委託料(報酬)や損害賠償の請求を念頭に置きますが、下記の内容は、慰謝料請求など個人のトラブルにおいても共通する部分が少なからずあります。

1　通知の方法・目的

⑴ 受任通知

弁護士から請求等の通知がなされる場合、最初は「受任通知」などとタイトルが記載されていることがよくあります。これは、通知書の請求内容に加えて、当該事案については、弁護士が代理人として依頼を受けたことを示しています(本文ではその旨の記載があります)。

相手方の代理人となった弁護士から通知がきた場合には、通知後、原則として本件について相手方本人と連絡・交渉ができず、代理人である弁護士とのやり取りになります。

相手方本人に連絡しても、直接回答しないよう、もしくは、弁護士経由で連絡することを促すよう指示を受けていることがほとんどです。また、代理人がいるのに本人に連絡したことで、かえって感情を刺激するなどトラブルが悪化するリスクもありますので、回答は本人ではなく代理人の弁護士にするようにしましょう。

⑵ 内容証明郵便

受任通知は内容証明郵便を用いて送付されることがよくあります。最近では電子内容証明郵便が用いられることも増えてきました。

内容証明郵便は、記載された内容がそのまま法的に証明されるというものではなく、郵便局が「内容が記載されていること、発送した日付、相手方が受け取ったこと」を証明するものです。

そのため、内容証明郵便は、契約解除・取消しの意思表示や催告による消滅時効の完成猶予のように、いつ行ったかどうかが法的に意味を持つ場面でよく用いられます。

そのような場合以外でも、体裁等の印象もあって、相手方に心理的プレッシャーを与える目的や請求者の本気度を示す目的で用いられます。

したがって、内容証明郵便だからといって過度に心配する必要はありません。重要なのは内容です。

⑶ 通知の目的

このような請求の通知は、基本的には、通知に記載された事項・トラブルを解決する目的で記載しています。

ケースバイケースですが、請求の通知がきたからといって直ちに訴訟を起こされるわけではありません。

冷静になって状況を分析した上で相手方にしっかりと回答し、腰を据えて交渉する過程で、より双方にとって納得ができる解決が実現することも少なからずあります。

２　通知書の内容

通知書を受け取った際には、まず中身を確認し、記載内容を把握する必要があります。

請求に関する通知書には、通常、下記のような事項が記載されていますので、それらが確認・分析のポイントになります。

①請求内容(=何を要求しているのか。金銭の場合はいくら請求されているのか)

②請求の根拠や理由(=どのような法的根拠・理由で請求されているのか、証拠があるのかないのか)

③支払期限(=いつまでに支払えと言っているのか)

④回答期限(=通知書の内容についていつまでに回答・連絡しないといけないのか)

⑤連絡方法の指定(=書面での回答を要求しているのか、など)

⑥記載の要求内容に応じない場合について

上記観点を中心に通知書の内容を把握した上で、当方の認識・意向や手持ちの証拠資料から、相手方にどのように回答するか検討していくことになります。

３　通知書に対する回答

⑴そもそも通知に対して回答するかどうか。無視したらどうなるか。

相手方からの通知に対して回答すべきかどうかは、結局のところ通知書の内容などにもよりますが、基本的には回答や連絡をするべきです(特に弁護士からの通知の場合)。相手方や弁護士からの通知に対して無視等してしまうと、任意交渉段階での柔軟・妥当な解決の機会を逃してしまうリスクが生じますし、民事訴訟を提起される可能性も出てくるでしょう。

回答期限については、相手方(弁護士)が一方的に設定したもので、仮に弁護士が作成した通知書に回答期限の記載があっても、通知に対する回答期限に法的効力が生じるわけではありません。

ですので、基本的には回答期限を目安に回答することが望ましいですが、弁護士に相談に行くことや回答に必要な資料の取得に時間がかかることなどの事情があって、期限内の回答が難しい場合には、あらかじめ連絡をして、回答自体はその場でせずに留保した上で(弁護士等からその場で判断を求められた場合も同様です。)回答期限の再調整を申し出る、ということも一つの方法です。

期限延期の要請が上記のような合理的な理由・期間であれば、相手方が応じることもよくあります。

⑵回答(反論)する場合

通知書の内容を確認して、どのように回答(反論)するかを検討します。

相手方の言い分に反論する際には、通知の内容とこちらが認識している事実関係や手持ちの証拠などから、請求の根拠(例えば、契約内容に含まれていない、債務不履行の事実はない、損害がない、など)を含む請求内容(この他、例えば、既に請求金額を支払った、など)に対して反論することになります。

また、相手方の言い分をある程度認めた上で、請求に関する条件について交渉・要望を述べる(例えば、減額・支払期限延期・分割払いの要請)ことなども考えられます。

４　弁護士への相談

基本的な対応の流れについては、上記の通りですが、上記の流れを踏まえつつ、相手方の請求について具体的にどのように回答し交渉していくかは、個別の事案によらざるを得ない部分もあります。

通知書の記載内容に対して、どのような反論ができるかどうか分からない、不安だ、という場合には、正式に依頼するかどうかは別にしても、まずは、弁護士に相談しましょう。特に相手方に弱み・負い目があるような場合ほど、冷静な判断をすることが困難な状況であることが多いので、一人で悩まずに「早期に」相談することが重要です。

特に、弁護士からの通知の場合、相手方弁護士との間で、法律知識や類似事案の交渉経験等に差があり得るということからすると、費用対効果の面を考慮しつつ、弁護士に相談や依頼するということも有効だと考えられます。

また、相手方の通知に対して、回答の方針・内容を考えた上で実際に回答を作成・送付することにも手間暇がかかりますので、その意味では弁護士に依頼することでそういった時間や精神的な負担を軽減することにつながります。

弊事務所でも、例に挙げたような、業務委託契約にかかる報酬請求や各種損害賠償請求に関する相談や依頼に日々対応しております。